سیستم جامع نظارت و ارزیابی Supervision

جایگاه نرم‌افزار Supervision 
یکی از مهمترین نیازهای کشور در سازمان‌های مختلف خصوصی و دولتی، بازرسی و نظارت در حوزه‌های گوناگون سازمانی و تجهیزاتی است. اطلاعات به دست آمده در فرآیندهای مختلف بازرسی و نظارتی معمولا طی چک‌لیست‌ها و فرم‌های مختلف جمع‌آوری می‌شود و در نهایت منجر به تصميم‌گيری در حوزه‌های مختلف خواهد شد. 
در حال حاضر نرم‌افزارهای Web Based مختلفی سعی در سازمان‌یافته کردن فرآیندهای بازرسی دارند، اما برای ورود اطلاعات به اين نرم‌افزارها در حال حاضر از دو روش استفاده می‌شود که هریک دارای محدودیت‌هایی است. در نرم‌افزار Supervision از روش سومی استفاده شده است که هیچ یک از محدودیت‌های دو روش دیگر را ندارد. در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم: 
روش اول، استفاده از فرم‌های کاغذی
در این روش ابتدا می‌بایست اطلاعات با استفاده از فرم‌های کاغذی در هنگام بازرسی در محل جمع‌آوری گردد و سپس توسط کاربر در هنگام بازگشت به سازمان وارد نرم‌افزار شوند.
محدودیت‌های روش اول
در روش اول، میزان خطای کاربری بالا است و در صورت عدم دقت در ثبت اطلاعات از روی فرم‌های کاغذی، نتایج ثبت شده در نرم‌افزار با اطلاعات فرم‌ها تطابق کامل نخواهند داشت. علاوه بر آن جمع‌آوری اطلاعات و وارد کردن آن در نرم‌افزار با تاخیر انجام می‌شود. همین دو موضوع باعث می‌شود تا تصمیم‌گیران، اطلاعات دقیق و به‌روزی در اختیار نداشته باشند. 
ضمن اینکه در‌صورت نیاز به همراه داشتن سوابق بازرسی‌های گذشته در هنگام تکمیل فرم جدید در محل بازرسی، کاربر به راحتی نمی‌تواند به سوابق دسترسی داشته باشد و حتی ممکن است نیاز به همراه داشتن پرینت فرم‌های قدیمی و جستجو در بین فرم‌ها برای دستیابی به سوابق یک سوال خاص در چک‌لیست مورد نظر داشته باشد.
روش دوم، استفاده از نرم‌افزار به صورت آنلاین
در این روش نرم‌افزار تحت وب با کمک مرورگرهای اینترنتی بر روی تبلت و یا لپ‌تاپ کاربر و از طریق اینترنت به صورت آنلاین استفاده می‌شود و اطلاعات در آنها ثبت می‌شوند. 
محدودیت‌های روش دوم
در روش دوم، اینترنت همواره بايد در اختیار کابران قرار بگیرد اما در بسیاری از مراکز به دلایل مختلف یا امکان دسترسی به اینترنت وجود ندارد یا قطع و وصل شدن مداوم اینترنت باعث خلل در فرآيند کاری می‌شود. 
روش سوم (نرم‌افزار Supervision)
در این روش از نرم‌افزاری استفاده می‌شود که علاوه بر اینترفیس دسترسی بر روی مرورگرهای اینترنت، قابلیت نصب بر روی Device های مختلف نظیر تبلت و موبایل را دارا می‌باشد. در این روش کاربر می‌تواند بدون نیاز به اینترنت، اطلاعات بازرسی را در فرم‌های داینامیک و به صورت آفلاین وارد کند و همزمان به سوابق بازرسی‌های قبلی نیز دسترسی داشته باشد و به محض ایجاد ارتباط با سرور، اطلاعات فرم‌های وی به صورت اتوماتیک به سرور اصلی منتقل می‌گردد. مواردی نظیر امکان ثبت امضای کاربر و سایر ناظرین بر روی فرم‌های تکمیل شده در محل بازرسی، امکاناتی هستند که در روش سوم در اختیار کاربران و مدیران مجموعه‌های نظارتی قرار می‌گیرند.​​​​​​

​معرفی سیستم

در بخش مدیریتی امکانات زیر در سیستم پیاده‌سازی شده است:
طراحی داینامیک فرم‌های بازرسی
امکان تعریف فرم‌ها و چک‌لیست‌های مختلف به صورت داینامیک برای مدیران مجموعه فراهم شده است. برای هر یک از فرم‌های بازرسی به صورت نامحدود پرسش تعریف می‌شود. نوع اطلاعات هر پرسش دامنه وسیعی از فیلدهای اطلاعاتی نظیر فیلد متنی، اعداد، زمان، تاریخ، فهرست‌های یک یا چند گزینه‌ای، تلفیق زمان و متن و ... را در بر‌می‌گیرد.
 

نرم‌افزار به گونه‌ای طراحی شده است که سازمان‌ها می‌توانند به سادگی فرم‌های مورد نیاز خود را بدون نیاز به شرکت طراحی کنند و در هر لحظه از زمان بر اساس نیاز خود آنها را تغیر دهند.
تعریف بازرسی‌ها مختلف
مدیران مجموعه می‌توانند مجموعه‌ای از فرم‌ها را برای تعریف بازرسی‌های مختلف انتخاب کنند و به دفعات از بازرسی‌ها در تعریف ماموریت‌های جدید استفاده کنند.
برنامه‌ریزی و مدیریت ماموریت‌ها
بر‌اساس بازرسی‌های تعریف شده، مدیران مجموعه می‌توانند ماموریت‌های مورد‌نظر را برای بازرسین و کارشناسان خود تعریف کنند. هر ماموریت می‌تواند به یک یا چند بازرس محول شود و زمان اجرای هر ماموریت را می‌توان از پیش برنامه‌ریزی کرد و پس از تایید، ماموریت را به کارشناسان مربوطه ابلاغ کرد.
 
پذیرش و انجام ماموریت
ماموریت‌های ابلاغی هر بازرس در پنل کاربری ایشان در دسترس قرار دارد و می‌توانند پیش از مراجعه به محل بازرسی، نسبت به پذیرش ماموریت اقدام کنند. در جریان فرآیند پذیرش ماموریت، فرم‌ها و سوابق ماموریت به تبلت یا گوشی ایشان منتقل می‌شود و در هنگام مراجعه به محل بازرسی، می‌توانند نسبت به تکمیل فرم‌های بازرسی اقدام کنند. پس از تکمیل فرم‌ها و ثبت نتایج بازرسی هر زمانکه کاربر به سرور نرم‌افزار دسترسی داشته باشد، اطلاعات بازرسی طی فرآیند تکمیل ماموریت به سرور نرم‌افزار منتقل شده و از روی تبلت پاک می‌شود.

ثبت تخلف، جرائم و عکس‌های مربوطه در جریان بازرسی
کارشناسان بازرسی می‌توانند ضمن ثبت پاسخ هر یک از سوالات فرم، به تفکیک هر سوال نسبت به ثبت تخلف، درج توضیحات و یا مشخص‌کردن میزان جریمه مرتبط اقدام نمایند.
کلیه تخلفات و جرائم ثبت شده، هم در نسخه قابل چاپ فرم تکمیل شده و هم به طور جداگانه در گزارش تخلفات ثبت شده هر فرم قابل نمایش است. 
این موارد هم بر روی تبلت نمایش داده می‌شود و هم پس از تکمیل  ماموریت، توسط مدیران از روی وب اپلیکیشن قابل دستیابی و چاپ می‌باشند. علاوه بر آن قابلیت الصاق عکس‌های مورد نظر بازرس در هر ماموریت وجود دارد.
      
امتیاز‌دهی و ارزیابی کمی






در بسیاری از فرم‌ها و چک‌لیست‌ها، لازم است تا به هر سوال امتیازی داده شود و در نهایت مجموع امتیازات هر فرم در بازرسی مشخص شود. در سیستم این امکان فراهم شده است تا در هنگام طراحی پرسشنامه قابلیت امتیازدهی فعال شود و ضریب هر سوال و حداقل و حداکثر امتیاز هر سوال مشخص شود. در پایان بازرسی و پس از تکمیل هر فرم بر اساس ضرایب و امتیازات ثبت شده، مجموع امتیاز کسب شده و نسبت آن از کل امتیازهای ممکن محاسبه و به بازرس اعلام می‌شود.
      
ثبت موقعیت جغرافیایی
موقعیت جغرافیایی با استفاده از مکان‌یاب تبلت و یا گوشی کاربر






گزارش‌ها
گزارش‌ها و نمودارهای مختلفی برای بررسی وضعیت بازرسی‌ها و نظارت‌های انجام شده در سیستم فراهم شده است. موارد زیر برخی از گزارش‌های فعلی سیستم هستند:
 
•    گزارش/نمودار وضعیت ماموریت‌ها
•    گزارش وضعیت بازرسی‌ها
•    گزارش آماری نواقص/تخلفات و جرایم
•    گزارش جزئیات نواقص/تخلفات و جرایم 
 

      

 

ویژگی‌های نرم‌افزار 
از ویژگی‌های خاص این مجموعه نرم‌افزاری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
پرتابل بودن نرم‌افزار
نرم‌افزار به گونه‌ای طراحی شده است که کاربران به راحتی بتوانند برروی Device های مختلف از آن استفاده کنند. با این روش، عملا فرم‌های کاغذی برداشته می‌شود و فرآیند انتقال اطلاعات از فرم‌های کاغذی به نرم‌افزار حذف شده و احتمال خطای انتقال دستی اطلاعات از بین می‌رود.
عدم نیاز به اینترنت یا اینترانت
نرم‌افزار به گونه‌ای طراحی شده است که بتواند به صورت Offline بر روی Device های مختلف فعالیت کند. به بیان دیگر بر روی Device توسط نرم‌افزار دیتابیس ساخته می‌شود و اطلاعات بر روی آن ذخیره می‌شود. پس از آن به محض شناسایی اینترنت یا اینترانت اطلاعات به سرور انتقال می‌یابد.
در اختیار داشتن سوابق بازرسی بدون نیاز به شبکه
وجود سوابق بازرسی در هر بازرسی تاثیر مهمی در کیفیت بازرسی انجام شده دارد. این نرم‌افزار به گونه‌ای طراحی شده است که سوابق بازرسی از سرور دریافت می‌شود و بر روی Device دخیره می‌شود. در نتیجه در هنگام بازرسی، کاربر می‌تواند به سوابق هر یک از سوالات در بازرسی‌های قبلی مراجعه کند. 
ثبت امضا 
قابلیت ثبت امضای بازرس و یا سایر ناظرین در پایین فرم‌های تکمیل شده در سیستم پیاده‌سازی شده است، به‌طوری‌که هم بازرس یا خدمات‌دهنده و هم خدمات‌گیرنده در محل مورد بازرسی قادر به امضا بر روی Device هستند.
همچنین بازرس می‌تواند امضای ذخیره شده خود را به عنوان امضای اصلی فرم از روی فایل از پیش آماده شده در کادر امضا وارد نماید.
​​​​​​​

​اجزای سیستم

​مشتریان سیستم

در حال حاضر این نرم‌افزار در دو بخش مدیریت نظارت و توسعه امور عمومی و نظارت و ارزیابی معاونت غذا و دارو دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی درمانی تهران و همچنین سازمان راهداری و حمل و نقل جاده‌ای نصب و راه‌اندازی گردیده است و پیرو نامه‌های ذیل توانسته است موجبات رضایتمندی مدیران و کاربران مجموعه‌های فوق را فراهم آورد.